Plan B na stolu, i nema mesta panici

Event 2.0

Nakon završenog događaja koji protekao odlično, sumiramo utiske…

Šta bi gosti odgovorili, zašto je bio uspešan? Inspirativni govornici i energija, super atmosfera, fenomenalna muzika, preukusan ketering… a tek dekoracija…

Šta klijenti? Pametan izbor teme i trenutka događaja, odlična ideja i kreativno rešenje, zadovoljni gosti, partneri koje godinama neguju, dobar brif i timski rad…

A šta organizator događaja? Pa, sve što je navedeno je apsolutno tačno i važno, možda bi samo išlo drugim redosledom. Ali da li bi bilo tako da nije sve isplanirano do detalja?

Sve krene od ideje, razvije se u kreativnom i produkcijskom smislu, a onda na scenu stupa plan! Promišljate i trudite se da predvidite sve moguće scenarije, kritične tačke, gde možete da se sapletete, gde padnete, koji je pobednički recept… Uvek razmišljate 5 koraka unapred. Za sve imate PLAN B.

Zašto je to važno sad, više nego ikad?

Kada ste mislili da vam se u višegodišnjem stažu u organizaciji događaja desilo sve neplanirano što je moglo da se desi – od otkazivanja, pomeranja, skraćivanja budžeta, do “crkavanja” tehnike. Ili, na primer, da vam hostesa padne u nesvest u sred programa, naravno priskačete u pomoć – spašavate devojku i uz osmeh nastavljate dalje (ona se malo kasnije nasmejala )… Kada ste mislili da ste na sve spremni, da vas ništa ne može iznenaditi, desi se ipak nešto novo. Nešto što vam menja sve planove, procene, budžetiranja, projekcije – desi se doba korone.

Naravno, ljudski je da vam treba neko vreme da shvatite šta vam se dešava, ili bar pokušate, a profesionalno prelazite na plan B. Iako ga možda (ili sigurno) za ovu situaciju niste pripremili, iskoristićete svoje sposobnosti koje ste razvili u dugogodišnjem bavljenju organizacijom događaja: suočavanje sa problemom – improvizacija – nalaženje rešenja.

A kako to izgleda u našoj “Corona i Post-corona realnosti”?

Jasno, i opravdano, događaji su otkazani, i pitanje je kada će se i vratiti na scenu u punom kapacitetu. Baš u tom trenutku neophodna je brza reakcija i pronalaženje alternative, odnosno korišćenje kapaciteta i eventovskih veština za razvoj novih projekata.

1. Okupite ljude online. Iako su događaji u hotelima, event prostorima, fabrikama… otkazani, ne znači da ne možemo okupiti ljude da prenesemo svoju poruku, samo ovog puta online. Ovaj format nije nov, naravno, godinama pratimo razne webinare ili koristimo striminge i live uključenja sa druge strane sveta na našim konferencijama. Sada su tu u punom kapacitetu i odlični su za podizanje svesti o društveno odgovornim temama, čije je poruke, sada više nego ikada, važno poslati, ili za pružanje podrške i davanje saveta zdravstveno ugroženim grupama, zatim za vesti o značajnim donacijama Srbija daruje 2019

i projektima od društvenog značaja, kao i za zanimljiva predavanja iz struke (Navigating COVID-19 Communications by Ljiljana Boljanović & Maja Stojanović). Nekim industrijama, kao što je farmacija, ovo je u periodu pandemije jedini B2B način komunikacije koji menja kongrese i seminare.

Najveći benefit ovih konferencija je, čini se, što vas može pratiti mnogo veći broj ljudi nego što je situacija sa standardnim događajima, ljudi će lakše izdvojiti vreme da odslušaju predavanja, ne postoje granice…

• 2018. godine na festivalu Coachella’s YouTube livestream gostovanje Beyonce gledalo više od 41 miliona ljudi u više od 232 zemlje.
• Februara 2020. godine više od sto miliona ljudi je pratilo Super Bowl putem live streaming-a.

2. Budite kreativni. Preusmeravanje planova i budžeta na druge aktivnosti koje u ovom trenutku mogu da prenesu poruku koju želite ili da vam pomognu u održavanju odnosa sa različitim ciljnim grupama. Creative delivery je odličan primer (uz sve obavezne mere zaštite u toku, ali i nakon vanrednog stanja). Slanjem simboličnih poklona, proizvoda, poruka da mislite na saradnike, šaljete i pozitivnu energiju za novi početak, vetar u leđa, najavljujete nove projekte, poručujete da vas, ni njih ništa nije zaustavilo.

3. Razmišljajte pet koraka unapred. Budite proaktivni i kreirajte projekte koji će biti potrebni vašim klijentima baš u ovom trenutku, kada sve stoji, a ništa ne stoji, kada se više nego ikad od njih očekuje multi-tasking na svim frontovima.

4. Promenite scenario i stavite fokus na drugu ciljnu grupu – zaposlene! Pokažite da mislite na njih, da ih negujete i gledate kao važan deo svog tima. Postoji veliki broj predloga i primera koje možete da, kao organizator događaja, osmislite za aktiviranje interne javnosti. Online okupljanja – tradicionalni doručak u našoj agenciji nismo preskočili, samo smo ga preselili online. Online takmičenja u kojima ćete pokrenuti sve zaposlene da se okupe u timove, aktiviraju, provedu kvalitetno vreme. Ili ih, kad se vrate u kancelariju, dočekajte simboličnom porukom da su vam stvarno važni. Razvijajte dobru energiju u timu. Želimo vam svima da imate saradnike koji su gladni novih projekata.

5. Pripremite se da uvek imate plan B!

I da zaključimo

Čini se da nas je period iza nas usporio sa jedne, ali i ubrzao sa druge strane. U roku od dva dana možete da budete out of date. I baš zato, radite na sebi kako biste bili što bolji kada sve ovo jednom prođe, jer nećemo nastaviti tamo gde smo stali, biće potrebno da preletimo 1000 koraka da bismo uhvatili korak sa novim trenutkom.

Za nas koji se bavimo organizacijom događaja tržište se promenilo, ali nije nestalo. Čeka nove ideje i planove, i iako se vraćamo u normalu, biće potrebno da u svoje check liste uvrstimo još neke obavezne elemente, da očekujemo neke nove neočekivane situacije i da se tome prilagođavamo.

Ali zar to upravo nije čar event menadžmenta?

I dok se ne vidimo licem u lice na nekom novom događaju godine, pridržavajte se ovih preporuka i budite nam zdravi!

Idemo dalje.

Ana Milanović

Event & Production Director